Representation
All representation vid Stockholms universitet ska ingå som ett naturligt led i universitetets verksamhet. Representation ska utövas återhållsamt, och ofta förekommande representation mot en och samma person eller grupp av personer ska undvikas. Representationen får heller inte vara lyxbetonad, utan ska vara och uppfattas som motiverad, måttfull och anpassad till representationstillfället.
Representation med enbart alkohol är inte tillåtet. Förekomsten av alkohol som måltidsdryck ska präglas av återhållsamhet, och kostnaden rymmas inom den totala beloppsgränsen för representationen. Alkoholfria alternativ ska alltid erbjudas. Starksprit ska inte förekomma, men undantag kan göras vid besök av utländska gäster. Representationen får heller inte vara av den karaktären att den kan äventyra universitetets goda rykte.
Stockholms universitet bekostar inte dricks i Sverige. I vissa länder utanför Norden är ibland service- eller serveringsavgifter inte inkluderade i de priser som anges i prislistor, menyer eller liknande. I dessa fall kan dricks i praktiken vara en del av kostnaden.
Begreppet representation omfattar inte utgifter för sällskapsliv av personlig natur eller personlig gästfrihet. Representation bör därmed inte ske i hemmet. Inte heller representation i samband med personliga högtidsdagar, exempelvis en bjudning för affärsvänner/externa kollegor i anslutning till en femtioårsdag, räknas i förmånssammanhang som representation då det är av personlig karaktär. Kravet på omedelbart samband med myndighetens verksamhet avser såväl platsen och tidpunkten för representationen som de deltagande personerna. Vad avser tidssambandet ska representationen ingå som ett naturligt led i och vara i direkt anslutning till den aktivitet som är aktuell. De personer som deltar i representationen ska ha direkt anknytning till aktiviteten.
Dessa regler gäller för all verksamhet oberoende av finansiering och plats för representationen. Reglerna gäller för alla anställda samt för anknutna som verkar i universitetets namn, dock inte för studenter.
Representation för universitetet ankommer på rektor, prorektor, vicerektor och förvaltningschef eller på den åt vilken de i det enskilda fallet ger detta uppdrag.
Representation för organ inom universitetet ankommer för område på vicerektor, för fakultet på dekanus, för institution/motsvarande på prefekt/motsvarande och för förvaltningen på avdelningschef eller den/de åt vilken han/hon i det enskilda fallet ger detta uppdrag.
Extern representation
Extern representation riktar sig utåt mot universitetets kontakter med omvärlden, andra universitet och högskolor, företag eller liknande. Representationen avser i huvudsak sådan gästfrihet som p.g.a. sedvänja visas utomstående besökare. Som extern representation bör räknas bl.a. representation i samband med affärsförbindelser, jubileum och invigning av anläggningar. Detta innebär att extern representation kan ske t.ex. inför, under eller som avslutning på förhandlingar och andra kontakter med sådana intressenter. Extern representation kan även ske mot t.ex. företrädare för en branschorganisation, kommun eller myndighet. I samband med utländska besök är det naturligt med representation i någon form.
Vid extern representation ska antalet deltagare från Stockholms universitet vara väl avvägt i förhållande till antalet gäster. Detta innebär att antalet deltagare från universitetet endast i undantagsfall får överstiga antalet externa gäster. Någon ersättning för deltagande av universitetsrepresentants eller svensk gästs make/maka utgår inte om det inte finns synnerliga skäl.
Intern representation
Intern representation riktar sig inåt mot universitetets anställda och forskarstuderande oavsett finansieringsform. Som intern representation bör räknas bland annat personalfester, trivseldagar, informationsmöten med personalen, interna kurser och planeringskonferenser, t.ex. om budgetering, personalfrågor och organisatoriska förändringar.
Ovanstående definition av intern representation utgår från representation i ett förmånssammanhang. Redovisningsmässigt räknas endast personalfester och informationsmöten med anställda där arbetsgivaren samlar sina anställda för att ge viktig information om t.ex. organisations-, personalförändringar m.m. (s.k. envägskommunikationsmöten) som intern representation. Övriga personalaktiviteter enligt ovan (interna kurser, planeringskonferenser m.fl.) bokförs som verksamhetskostnader.
För att räknas som intern representation ska sammankomsten vara kortvarig och tillfällig. En sammankomst anses vara kortvarig om den varar högst en vecka och tillfällig om den hålls vid enstaka tillfällen. Möten som hålls regelbundet under året med korta mellanrum, exempelvis varje eller varannan vecka, anses inte som tillfälliga.
Noteras bör att arbetsmåltider inte räknas som representation; detta inkluderar även måltider vid styrelsemöten, oavsett antal externa ledamöter. Arbetsmåltider på universitetets bekostnad ska som regel inte förekomma och i de fall de förekommer ska de beskattas som kostförmån.
Skatteverket har utfärdat riktlinjer som innebär att personalfester (inkluderar julbord) där arbetsgivaren bjuder, inte bör överstiga 2 gånger per anställd och år. Detta inkluderar såväl personalfester för all personal, som t.ex. julbord för en institution eller enhet.
Även så kallad teambildande aktivitet kan ses som intern representation. Om arrangemangets eller programmets utformning innebär att det inte är fråga om en konferens i vedertagen mening bedöms den teambildande aktiviteten tillhöra kategorin personalfest eller liknande, vilket innebär att den omfattas av begränsningen om två gånger per år.
Risker för mutor vid representation
I samband med representation bör alltid risken för mutor beaktas. Anställda vid Stockholms universitet har, precis som övriga anställda inom statlig förvaltning, ett särskilt ansvar att upprätthålla kraven på saklighet och opartiskhet i sin tjänsteutövning. Anställda vid universitetet bör undvika risken att kunna misstänkas för korruption, varför all representation i samband med myndighetsutövning är olämplig. Detsamma gäller i samband med pågående upphandling. Ytterligare information om mutor finns i universitetets riktlinjer för att förhindra mutor vid Stockholms universitet.
Underlag till verifikation
Utgifterna för representation ska verifieras med specificerat kvitto eller faktura som bifogas. Verifikationen ska kompletteras med följande uppgifter:
- Syfte med och datum för representationen
- Vid konferenser, seminarier och liknande ska program bifogas
- Deltagarförteckning med uppgift om organisation/företag de representerar
- I förekommande fall rektorsbeslut om godkänt avsteg från beloppsgräns
- Kontering och attest