Inom takbeloppen för intern respektive extern representation ska per representationstillfälle rymmas samtliga kostnader för lunch, middag och supé inklusive drycker. Representation kan även avse representationsgåva, förtäring av enklare slag eller övriga kostnader, så som kringkostnader för lokalhyra, utgifter för musikunderhållning, entréavgifter, teaterbiljetter och liknande.

Beloppsgränserna i tabellen gäller Stockholms universitets maxbelopp. Dessa kan skilja sig från Skatteverkets regler gällande högsta underlag för momsavdrag, vilka återfinns i dokumentet Lathund för redovisning av representation m.m. vid Stockholms universitet.

Dispens från beloppsgränser

I särskilda fall kan rektor fatta beslut om avsteg från gällande interna beloppsgränser. Tillstånd ska begäras i förväg för varje enskilt tillfälle av prefekt eller motsvarande. Överskridande av beloppen utan rektors medgivande kan innebära att den som fungerat som värd för arrangemanget blir personligt betalningsansvarig för det överskridande beloppet. Begäran om avsteg ska i god tid skickas via registrator till Avdelningen för planering och ledningsstöd för handläggning.

Ansökan om avsteg från representationsriktlinjerna ska;
1. vara diarieförd hos huvudregistrator.
2. ange syfte med representationen (exempelvis konferens, middag eller liknande).
3. ange vilka personer som representationen omfattar (externa/interna gäster etc.).
4. innehålla information om beräknat antal deltagare och kostnad per person.
5. innehålla information om datum och plats för representationen.