Reseblankett HSD (300 Kb)

(Ladda ner blanketten och använd programmet Adobe Acrobat för att fylla i den.)

Reseblanketten fylls i och mailas till prefekten, ange gärna resmål och eventuellt projektnummer i ämnesraden på mailet. Spara ner reseblankett med ditt eget namn och datum och bifoga till mailet.
 
Stockholms universitet har avtal med Egencia sedan 2019-07-01. Alla tjänsteresor ska i första hand bokas genom dem, det är dock tillåtet att köpa tågbiljetter direkt från SJ via kundinloggning (på faktura). 

Reseblankett HSD (300 Kb)

Resenärsprofil

Innan du bokar din resa genom Egencia ska du fylla i din personliga resenärsprofil som finns på Boka ONLINE –  Egencia . Profilen förenklar bokningsprocessen både när du bokar via telefon och via online-bokningssystemet, Amadeus e-Travel Management (AeTM). Tänk på att det utgår en extra avgift om du bokar via telefon.

Hotell

Även hotell kan bokas via Egencia, det går dock även bra att boka de hotell som finns upphandlade via ramavtal och som du hittar på Resor och boende på avropa.se. Avtalet har rangordning dvs du får först höra med det förstrankade hotellet om det finns rum ledigt.

Reseförsäkring

Vid utrikes tjänsteresa ska resenären ha med sig Swedish State Business Travel Insurance Certificate som intygar att resenären är försäkrad genom Kammarkollegiet. Kortet hämtar du hos personalhandläggare Angelina Llesi: angelina.llesi@hsd.su.se.

Reser du inom EU beställer du själv Försäkringskassans resekort. Har du frågor om reseförsäkring kontaktar du personalhandläggaren.

Gruppresa, gäster eller taxi?

Gruppresor eller resor för externa, till exempel opponenter eller gästföreläsare bokas via personalhandläggaren angelina.llesi@hsd.su.se, skicka med cc till order@hsd.su.se. 
Beställning skickas till prefekten/studierektorer med kopia till personalhandläggaren.

För taxi (används i undantagsfall) har vi sedan 24 februari 2020 följande leverantörer inom Storstockholm: TaxiKurir i Stockholm AB och Sverigetaxi i Stockholm AB. 

Resenärer kan boka resa via Cabolines app, hemsida eller telefon. Nya beställare som vill beställa via mobilapp eller hemsida loggar in och begär ett nytt lösenord till sin e-postadress (SU-epost).

Taxiresor bokade via SU:s upphandlade resebyrå (Egencia) ska följa de avtal som upphandlats av SU. Gäller både SU:s egna ramavtal samt de som är upphandlade av Kammarkollegiet.

Mer information finns i SU:s avtalskatalog.

Kontakta angelina.llesi@hsd.su.se vid frågor.

Använd gärna denna informationsblad som gäller för resekostnader av gäster. Resor, information till gäster (572 Kb)

Reseräkning och utlägg

Alla resor och utlägg ska godkännas i förhand av prefekten för att du ska kunna äska ersättning för dina kostnader.

Registrering i Primula

Om du har haft utlägg under en tjänsteresa så registrerar du själv dina resekostnader och utlägg i Primula. Utlägg i Sverige ska i möjligaste mån undvikas - om möjligt ska faktura skickas till  universitetet. För att registrera utlägg, logga in på https://hr.su.se/ och välj Resor/utlägg under Min sida. Välj sedan rätt formulär.

Originalkvitton tejpas på A4-papper och skannas in för att bifogas räkningen. Originalkvittona lämnas därefter till Sara tillsammans med utskrift ur Primula. Syftet med utlägget ska framgå. Vid representation ska förutom syfte även deltagarförteckning med namn och organisationstillhörighet bifogas. Sker utlägg i samband med en konferens ska också konferensprogram bifogas. Glöm inte att kontera ditt utlägg/resa. På konteringssidan kan du se din lönekontering och kopiera den. Detaljerad manual finns i Primula under rubriken ”externa länkar”; välj dokumentet ”handledning min sida”.

Tänk på att lämna in utlägg skyndsamt, helst inom en månad. Utlägg äldre än ett år ersätts generellt inte. Ersättningen utbetalas i samband med nästa löneutbetalning, förutsatt att utlägget registrerats i tid före lönekörning. Du bör lämna in utlägg senast runt den 10:e i månaden för att det ska betalas ut
med närmaste månadslönen.

Ansökan om medel för forskning och kompetensutveckling

När du önskar få ersättning för resekostnader i samband med konferens och så vidare, ladda ner Reseblankett HSD (300 Kb) som mailas ifylld till prefekt.